Studentevent till företagsevent: Hur KTH blev min testbädd

Det finns en sorts kaos som bara visar sig när detaljerna blir tillräckligt många. Ett kalkylblad är hanterbart. Tio kalkylblad, uppdaterade av tio olika personer, med tio olika versioner av sanningen — det är något helt annat.

Jag upptäckte det under THS Oscar II-balen på KTH. Och det förändrade riktningen på mitt liv.

Balen

För den som inte är bekant med svensk studenttradition behövs en kort bakgrund. Gasquer och sittningar är en hörnsten i det akademiska livet, särskilt på KTH och de äldre lärosätena. En sittning är en formell middag med bordsplacering, strikt program, tal, sånger från tryckta sångblad och toastmastrar som håller ordning. En bal tar allt det och skalar upp det: frack och långklänning, liveband, dans efter middagen, och en ceremoniel tradition som sträcker sig generationer tillbaka.

THS Oscar II-balen var ett av de största eventen på KTH:s kalender. Vi förväntade oss över 300 gäster. Studenter från olika sektioner, fakultetsmedlemmar, sponsorer, talare. En hel sit-down-middag i en lokal som krävde bordsplaceringar inlämnade veckor i förväg, cateringbeställningar låsta, och en incheckning som behövde flytta 300 personer genom dörren utan att kön sträckte sig runt kvarteret.

Jag var en av arrangörerna. Jag trodde att jag visste vad jag gav mig in på.

Det gjorde jag inte.

Kalkylbladskaoset

Bordsplaceringen var ett projekt i sig. Trehundra personer, dussintals kostbehov — veganskt, vegetariskt, glutenfritt, olika allergier — och den sociala logiken kring vem som borde sitta nära vem. Kommittémedlemmar som behövde vara tillgängliga under programmet. Par som hade köpt biljetter tillsammans. Vänner som uttryckligen begärt samma bord. Personer som, av skäl som ibland var politiska och ibland personliga, absolut inte kunde placeras bredvid varandra.

Vi hanterade allt detta i Google Sheets. Flera blad, korsrefererade för hand. Varje gång någon uppdaterade sitt kostbehov — och folk uppdaterar alltid sina kostbehov, alltid i sista möjliga sekund — var någon tvungen att hitta varje cell där den personen fanns, uppdatera var och en, och hoppas att inget föll mellan stolarna.

Saker föll mellan stolarna.

En gäst med nötallergi fick fel rätt. Vi upptäckte det innan det blev farligt, men den typen av misstag borde aldrig ens vara möjliga. Problemet var inte oaktsamhet — det var att systemet i sig var byggt för att skapa misstag. Manuell kopiering mellan kalkylblad är inte en arbetsmetod. Det är en tidsinstäld brist.

Mejlkaoset

E-postsituationen var sin egen parallella katastrof. Sponsorkoordinering innebar en separat tråd för varje sponsor: vad de fick i form av synlighet, var deras logotyp placerades i det tryckta programmet, om de ville ha bordsplacering för sin representant, vilka kostbehov den representanten hade.

Talare behövde reseinformation, klädkodsvägledning, programdetaljer, tidsangivelser. Lokalen hade frågor. Cateringfirman hade frågor. Varje fråga landade i någons personliga inkorg och blev ibland besvarad, ibland vidarebefordrad, och ibland helt enkelt borttappad.

Jag minns ett specifikt tillfälle: en sponsor hade bekräftat att de skickade två representanter och mejlat deras kostbehov — till en kommittémedlem som var sjuk den veckan. Mejlet begravdes. Vi upptäckte det kvällen innan balen. Två platser som inte var reserverade, två specialrätter som inte var beställda. Det löstes, som sådant alltid löses — med stress och improvisering. Men det borde inte ha behövt lösas alls.

Det saknades en central plats. Ingen dashboard, ingen gemensam vy. Bara fragmenterad information utspridd över inkorgar, kalkylblad och gruppchatter.

Betalningskaoset

Biljettförsäljningen introducerade sitt eget lager av friktion. Swish till en privatpersons nummer, med namn och sektion i meddelandefältet. Ibland stämde namnen. Ibland skrev folk fel sektion. Ibland betalade en person för tre men glömde ange vilka de andra två var.

Att stämma av betalningar mot en gästlista som ständigt förändrades var ett dagligt arbete i sig. Vi byggde ett eget litet system i Google Sheets med villkorsstyrd formatering för att markera vem som betalat och vem som inte hade det. Det funkade — ungefär. Det var bräckligt. Det krävde att en specifik person förstod exakt hur bladet var uppsatt.

Insikten

Balen i sig var fantastisk. Salen var full, talen träffade rätt, bandet var lysande, folk dansade tills lokalen kastade ut oss. Men jag var utmattad på ett sätt som inte handlade om att ha varit uppe sent. Jag var utmattad av den administrativa friktionen som hade varit konstant i veckor.

Några dagar efter balen, sittande i ett gemensamt utrymme på KTH med kall kaffe bredvid datorn, började jag ställa en uppenbar fråga: varför var detta så svårt?

Inte själva evenemanget. Evenemang är svåra på intressanta sätt — kreativa beslut, logistik, mänsklig dynamik. Den svårigheten kändes meningsfull. Det jag just hade överlevt var fel sorts svårt. Den sorts svårighet som bara existerar för att rätt verktyg inte finns.

Jag började prata med arrangörer från andra sektioner. KTH:s studentkår, THS, har dussintals aktiva sektioner som var och en kör sina egna evenemang under året: gasquer för nya studenter, avslutningsfester för avgående årskullar, sektionsjubileer, samarbetsevent mellan sektioner. Varenda en av dem gjorde exakt samma sak som vi hade gjort. Kalkylblad. Mejltrådar. Utskrivna incheckningslistor.

Samtalen återkom ständigt till samma observation: det fanns inget verktyg byggt för detta.

Aha-ögonblicket

Och sedan kom frågan som förändrade allting.

Om ett studentevent med 300 gäster skapar den här nivån av kaos — med bordsplaceringar, kostbehov, sponsorhantering, betalningar, kommunikation — hur ser det då ut för en professionell eventbyrå som hanterar ett företagsevent med 3 000 gäster?

Jag började prata med professionella eventarrangörer. Och svaret var: exakt likadant. Samma problem, i större skala. Samma kalkylblad, bara fler av dem. Samma mejltrådar, bara längre. Samma betalningskaos, bara med fakturor istället för Swish. Samma avsaknad av en central plats där all information lever.

Skillnaden var att de professionella arrangörerna hade accepterat det. De hade normaliserat det. Kaoset var inte en bugg i deras arbetsprocess — det var arbetsprocessen.

Det var aha-ögonblicket. Inte bara att problemet existerade, utan att det existerade överallt, i alla skalor, och att ingen hade byggt en riktig lösning.

Den första prototypen

Den första versionen av det som blev Eventfold var rå och specifik. Den var byggd för KTH-studentevent, av personer som just hade organiserat ett KTH-studentevent. Den hanterade biljettförsäljning med de informationsfält som faktiskt behövdes — kostbehov, bordsönskemål, sektionsmedlemskap. Den genererade bordsplaceringar automatiskt, med begränsningar som input och placeringar som output. Den lät arrangörer skicka riktad kommunikation till specifika grupper av deltagare utan att hantera ett dussin separata mejltrådar. Den gjorde incheckning till en fråga om att skanna en telefon istället för att söka igenom en utskriven lista.

KTH Innovation, universitetets innovations- och entreprenörsstöd, hjälpte oss att omvandla ett studentprojekt till något mer seriöst. Stödet där var ovärderligt — inte bara i form av resurser, utan i form av att ställa rätt frågor. Är detta en produkt? Finns det en marknad? Vem mer har det här problemet?

Från student till grundare

Svaret på den sista frågan kom snabbt, och det kom från ett oväntat håll. Studenter tar examen. De personer som hade organiserat gasquer och sittningar i fyra år på KTH gick vidare till jobb — på företag, ideella organisationer, myndigheter — och tog med sig sina vanor. De fortsatte organisera event. Kontorsfester, teamretreat, företagsjubileer, konferensmiddagar, välgörenhetsgalor.

Och de stötte på exakt samma problem.

Skalan var annorlunda. Kontexten var annorlunda. Men den underliggande strukturen — registrering med strukturerad datainsamling, placering och logistik, kommunikation med intressenter, smidig incheckning — var identisk.

Plattformen som hade börjat som en lösning på en mycket specifik svensk studenttradition visade sig vara en lösning på något mycket mer generellt.

Det är berättelsen om hur THS Oscar II-balen blev startskottet för Eventfold. Inte för att studentevent är identiska med företagsevent. Men för att de underliggande problemen är det. Och om ett verktyg kan hantera 300 studenter i frack med nötallergier och bordsplaceringsönskemål, så kan det — med rätt vidareutveckling — hantera 3 000 konferensdeltagare med VIP-zoner, sponsorpaket och parallella sessioner.

Kaoset var aldrig unikt för KTH. Det var bara där jag först såg det tillräckligt tydligt för att bestämma mig för att göra något åt det.